Apresentações de status: mais um desafio de produtividade.
Elas são um tipo de reunião, mas costumam tomar tanto tempo que merecem um capítulo à parte!
Num sábado mês passado, conversando com um amigo gerente de logística de uma grande empresa, fiz aquela pergunta básica: e aí, como foi a semana?
Resposta dele:
“Jucá, foi puxada. Tenho uma revisão de projeto na segunda com o diretor de operações. Passei a semana basicamente debruçado na apresentação que vou fazer para ele. Ela está com mais de 200 slides.”
Olha, não existe gestão sem acompanhamento de resultados e de planos. Sim, isso precisa ser feito. Porém, reportar resultados não deveria ocupar mais tempo que gerar resultados! O foco deve estar neste, e não naquele!
Como resolver isso?
1. Crie um farol simples de metas e planos. Um documento de página única, que pode ser feito numa planilha Excel. Nele, são organizados de forma resumida todas as metas e planos – seja de uma pessoa, projeto, equipe, área ou, em última instância, da empresa. Deve haver também um campo de status para cada meta e plano. O farol é simples: verde para resultados em linha ou acima das metas e planos sendo executados no prazo; amarelo para resultados pouco abaixo das metas e planos com pequenas imperfeições de execução; vermelho para resultados abaixo das metas e planos com execução muito aquém da planejada.
2. Na reunião, o farol é a base da discussão. Preferencialmente, por meio de uma página impressa por pessoa. Vai levar bem menos tempo para ser criado, atualizado e discutido. E, ao mesmo tempo, vai tornar a reunião mais produtiva, pois o farol evita informações confusas e a “escolha” do que mostrar/não mostrar, o que gera dúvida sobre qual é o real estado das coisas.
3. Elimine qualquer outro documento de acompanhamento. O farol deve ser a única fonte para isso, versus ter diversos acompanhamentos distintos, que não dão uma visão do todo que se quer controlar e tornam o processo de controle em si mais trabalhoso e sujeito a erros.