Outro dia ouvi de um cliente:
“Jucá, me liga depois das 18hs, que aí acabam as reuniões e começo a trabalhar.”
E o desafio de conseguir sala? É tanta reunião, que não tem lugar para elas acontecerem! E para quantas reuniões você já foi convidado e não precisava estar, de fato, lá? E tantas outras que duraram muito mais do que precisavam, invadindo outros compromissos.
Sinceramente, não me conformo com essa situação. É muito tempo, de muita gente, jogado no lixo! Sem falar no estresse que gera.
Quer uma iniciativa para melhorar a produtividade da sua equipe, área ou empresa? Diminua a quantidade e melhore a qualidade das reuniões.
Não é ciência de foguetes fazer isso. O que não quer dizer que seja fácil: exige disciplina e o exemplo precisa vir de cima.
Dá para fazer muita coisa aqui, mas se você atuar somente nessas três, eu aposto que a melhoria será significativa.
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1) Reduza radicalmente o número de participantes. Chame só quem é realmente necessário. Pense em 3-7 pessoas. Mais que isso deve ser exceção.
2) Estabeleça um padrão de convocação. Reunião só pode ser convocada se tiver: objetivo, agenda, pré-trabalho (se houver), local de realização, horário de início e de término. Pensar nessas coisas ajuda, inclusive, a avaliar a real necessidade de uma reunião. Importante: não esqueça do horário de término. Somos ótimos em só definir quando começa, não é mesmo? Ah, e prefira um tempo curto (exemplo: 20 minutos, meia hora, uma hora no máximo). Força as pessoas a pensarem e participarem de forma ativa e concentrada.
3) Conduza a reunião de forma focada. Comece no horário, sempre. Foque no objetivo proposto (outros assuntos que apareçam são capturados e ficam para depois). Feche no tempo, comunicando conclusões e próximos passos. Depois, envie uma curta nota por e-mail documentando esses pontos. Importante: se não der tempo de atingir o objetivo da reunião no tempo proposto, ainda assim ela é encerrada, marcando outra no futuro! Assim, as pessoas logo aprendem que o controle do tempo passou a ser rigoroso.
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Outro benefício do acima: menos reuniões com muita gente, quase todas em seus computadores e celulares, enquanto alguém lá na frente fala, não se sabe bem do que. Já esteve numa dessas? Ontem?